Trang chủ >> Kỹ năng công việc

Chinh Phục Nhà Tuyển Dụng Bằng Thư Xin Việc

Một bức thư xin việc phù hợp là một trong những công cụ tối ưu nhất, giúp bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng, và chứng tỏ bạn xứng đáng với vị trí nào đó. Khi được trình bày cẩn thận, một bức thư xin việc sẽ cho thấy các kỹ năng và nghiệp vụ của bạn sẽ cống hiến những giá trị tốt đẹp cho công ty bạn sẽ làm việc như thế nào.

 

Chúng tôi đã thảo ra rất nhiều gợi ý làm sao để trình bày một thư xin việc hoàn hảo. Dù cho bạn có đang nóng lòng muốn hiểu thư xin việc là gì, nên thêm, bớt gì trong thư xin việc, hay muốn tìm hiểu những lời khuyên về cách viết một bức thư giàu sức thuyết phục – chúng tôi đều sẵn sàng giúp hồ sơ xin việc của bạn luôn nằm trên cùng.

 

1. Cách viết thư xin việc

 

Viết một đơn xin việc là một công việc đòi hỏi nghiên cứu, cân nhắc và cá nhân hoá. Nếu bạn hoàn thành xuất sắc một bức thư xin việc, bạn sẽ chắc chắn có được công việc bạn hằng mơ ước. Tuy nhiên, một bức thư viết ẩu – ngay cả khi bạn là ứng cử viên sáng giá nhất cho công việc đó – vẫn khiến hồ sơ xin việc của bạn vẫn nằm dưới mọi ứng viên khác.

 

2. Thế nào là một thư xin việc?

 

Một thư xin việc là một lá thư gửi đến nhà quản lý nhân sự kèm theo hồ sơ xin việc. Hiện nay, hầu hết các hồ sơ xin việc đều được gửi qua thư điện tử hoặc nộp điện tử, và thư xin việc sẽ hoặc nằm ở trang đầu của tài liệu hoặc gộp vào như một tài liệu đính kèm.

 

Mục đích của thư xin việc là đem lại cái nhìn tổng quan, hay một sự hé mở, về những gì có trong hồ sơ xin việc của bạn. Hồ sơ xin việc của bạn đóng vai trò chỉ ra rằng bạn đang nộp hồ sơ xin việc và thuyết phục rằng hồ sơ của bạn đáng để nhà tuyển dụng bỏ thời gian ra đọc.

 

Người ta thường bỏ qua thư xin việc, hoặc coi nó là thứ yếu. Sau cùng, bạn đã dành hàng giờ trau chuốt hồ sơ xin việc của mình – bạn tin hồ sơ xin việc là yếu tố quan trọng nhất? Sai hoàn toàn. Thư xin việc thường là thứ mà nhà tuyển dụng nhìn vào trước tiên, trước khi họ bắt đầu đọc hồ sơ của bạn. Chính vì vậy, việc bạn đầu tư thời gian trình bày chuẩn mực thư xin việc của bạn là điều rất quan trọng.

 

3. Liệu có bắt buộc phải viết thư xin việc không?

 

Hãy thử tưởng tượng hồ sơ xin việc của bạn là một cuốn sách: câu chuyện về sự nghiệp của bạn. Bạn đã cần cù trên những trang bản thảo và hy vọng một ngày nào đó, cuốn sách sẽ được xuất bản. Một bức thư xin việc sẽ là một lá thư gửi cho nhà xuất bản, thuyết phục họ tại sao cần phải đọc bản thảo của bạn. Đây sẽ là cơ hội để bạn hình thành mối quan hệ và thuyết phục họ rằng cuốn sách của bạn – hay chính là chuyện về sự nghiệp của bạn – rất đáng đọc.

 

Một số nhà tuyển dụng đặc biệt yêu cầu thư xin việc. Nếu họ có yêu cầu vậy, thì bạn có thể tự tin rằng họ sẽ đọc thư xin việc của bạn. Không phải lúc nào bạn cũng bắt buộc phải viết thư xin việc – tuy nhiên, ngay cả khi nhà tuyển dụng không nói rõ rằng thư xin việc là bắt buộc, bạn vẫn nên đầu tư thời gian viết một bức. Điều đó chứng tỏ nhiệt huyết của bạn dành cho công việc và cho thấy bạn đã dành thời gian để cân nhắc những yêu cầu về vị trí cụ thể đó và cách mà bạn sẽ làm giàu cho doanh nghiệp.

 

 

4. Thư xin việc nên có độ dài là bao nhiêu?

 

Mục tiêu của một bức thư xin việc đó là tiếp thị cho nhà tuyển dụng các kỹ năng và khả năng của bạn – hãy nghĩ đây là cơ hội duy nhất để bạn khiến hồ sơ xin việc của mình lọt vào mắt xanh của các nhà tuyển dụng.

 

Một bức thư xin việc tốt cần phải cô đọng. Chỉ chia thư xin việc của bạn thành bốn đoạn, tất cả nằm trọn trong một trang giấy. Nếu thư xin việc của bạn dài hơn, nó sẽ chỉ cho nhà tuyển dụng thấy rằng bạn thiếu tập trung.

 

5. Chiến lược viết thư xin việc

 

Khi nói đến viết thư xin việc cho hồ sơ xin việc, hãy ghi nhớ ba chữ sau: Kết nối, Thuyết phục và Lịch sự. Mục tiêu của bức thư xin việc, trước hết, đó là Kết nối với nhà tuyển dụng của bạn. Sau đó bạn nên nhắm đến thuyết phục nhà tuyển dụng rằng hồ sơ xin việc của bạn rất đáng tìm hiểu.

 

Mặc dù đính kèm một thư xin việc có thể trông lỗi thời, song, phép Lịch sự như vậy được đánh giá rất cao trong giới chuyên môn, và một bức thư xin việc chuyên nghiệp sẽ biết cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc hồ sơ xin việc, cũng như cân nhắc bạn cho vị trí nào đó.

 

Bạn đã hết mình tìm việc và cuối cùng thấy vị trí làm việc trong mơ của mình – giờ đây chính là lúc bạn cần khiến mình được chú ý. Khi nói đến viết một thư xin việc cho hồ sơ xin việc, hãy ghi nhớ ba chữ sau: Kết nối, Thuyết phục và Lịch sự.

 

Formal Cover Letter Samples - April.onthemarch.co inside Writing A Formal Cover Letter 

 

Kết nối

 

Mục tiêu của thư xin việc, trước tiên, đó là Kết nối với nhà tuyển dụng. Bằng cách gọi tên nhà tuyển dụng trong văn bản với sự nồng hậu và điêu luyện, bạn sẽ tạo nên mối liên hệ thân mật. Khi nhấn mạnh các kỹ năng và thành tích của bạn, bạn đang hé lộ một lượng đủ thông tin để thu hút họ, từ đó, họ sẽ đọc tiếp hồ sơ xin việc của bạn.

 

Một thư xin việc cũng nên tạo nên một chiếc cầu – cầu nối – giữa quảng cáo tuyển dụng và hồ sơ của bạn. Nó nên phản ánh lại các yêu cầu công việc được ghi trong quảng cáo tuyển dụng và lý do tại sao các kỹ năng và lịch sử làm việc của bạn là đối tượng phù hợp nhất cho vị trí công việc này.

 

Thuyết phục

 

 

Một mục đích khác của lá thư xin việc đó là Thuyết phục nhà tuyển dụng rằng hồ sơ xin việc của bạn đáng đọc. Một thư xin việc nên lý giải tại sao bạn sẽ cống hiến làm giàu cho doanh nghiệp họ. Việc này khác với việc lý giải tại sao bạn là ứng viên thích hợp nhất cho vị trí nào đó; một bức thư xin việc cần phải giải thích được sự khác biệt mà bạn có thể tạo ra cho doanh nghiệp, đội ngũ và mục tiêu của họ.

 

Nên nhớ, nhà tuyển dụng thường xuyên sẽ phải đọc hàng tá, hay hàng trăm hồ sơ xin việc. Họ sẽ rất có thể đốt cháy giai đoạn bất kỳ khi nào có thể, và đọc các thư xin việc chỉ ngay trước khi đưa ra quyết định có nên dành thêm thời gian đọc tiếp hồ sơ xin việc hay không. Về việc đọc thư xin việc, các nhà tuyển dụng sẽ dứt khoát liệu họ có nên đầu tư thêm thời gian tìm hiểu sâu hơn về bạn hay không.

 

 

Lịch sự

 

Một thư xin việc có thể trông lỗi thời, tuy nhiên, phép Lịch sự như vậy được đánh giá rất cao trong giới chuyên môn. Sau cùng, nhà tuyển dụng đã dành thời gian mở và đọc thư xin việc của bạn, và hy vọng họ sẽ đầu tư nhiều thời gian hơn đọc tiếp hồ sơ xin việc của bạn và mời bạn đến buổi phỏng vấn. Một thư xin việc chuyên nghiệp sẽ cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian và cân nhắc bạn cho vị trí làm việc.

 

Một thư xin việc trình bày chuẩn mực đóng vai trò quan trọng trong quá trình xét phỏng vấn. Một thư xin việc cho hồ sơ xin việc cần phải cá nhân hoá, cân nhắc kỹ lưỡng và giàu sức thuyết phục. Nếu bạn đầu tư thời gian vào trình bày một thư xin việc, bạn sẽ chắc chắn nắm trong tay công việc trong mơ của mình.

 

Thông tin gì cần có trong thư xin việc?

 

Thư xin việc của bạn luôn cần phải bao gồm thông tin liên lạc của bạn, và kèm theo đó là một cấu trúc rõ ràng, nhằm thuyết phục nhà tuyển dụng rằng hồ sơ xin việc của bạn là thứ mà học nên đọc. Bạn nên chắc chắn thư xin việc của mình tuân theo định dạng thư trang trọng, ví dụ như việc gọi người đọc bằng tên.

 

Sau đây là một danh sách rõ ràng những thông tin cần có trong một thư xin việc – và những thông tin cần tránh đưa vào.

 

Biết được đâu là thứ cần có trong thư xin việc có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng, và việc hồ sơ rốt cuộc bị vứt xó. Tương tự một hồ sơ xin việc, một thư xin việc là một văn bản duy nhất, trong đó cần bao gồm sự cân nhắc kỹ lưỡng trước khi nộp.

 

 

Sau đây là danh sách cụ thể của Robert Half về những thông tin cần có trong một thư xin việc – và những thông tin cần tránh đưa vào.

 

Thông tin liên lạc

 

Nếu thư xin việc của bạn được in ra, nó rất có thể sẽ được ghim vào hồ sơ xin việc. Hãy chắc chắn thông tin liên lạc của bạn nằm ở chỗ thuận tiện trên thư xin việc – điều đó sẽ khiến họ dễ dàng nhấc máy gọi và mời bạn đến buổi phỏng vấn.

Từ ngữ trang trọng

Hãy chắc chắn thư xin việc của bạn tuân theo định dạng một bức thư trang trọng. Điều này bao gồm gọi người đọc bằng tên (nếu bạn biết); thí dụ, ‘Kính gửi Bà Stephanie’ (Dear Stephanie); hoặc nếu bạn không biết tên người đọc thì hãy viết, ‘Xin gửi đến những người có thể có liên quan đến bức thư này’ (To whom it may concern). Bạn cũng nên ký tên thư xin việc của mình bằng dòng chữ trang trọng ‘Trân trọng,’ (Yours sincerely,).

 

Formal Cover Letter Example - April.onthemarch.co throughout Writing A Formal Cover Letter 

 

Cấu trúc mạch lạc

 

Tuân theo cấu trúc 4 bước sau để có thể thuyết phục nhà tuyển dụng rằng hồ sơ xin việc của bạn là hồ sơ mà họ nên tìm hiểu khi bạn tìm được vị trí phù hợp nhất trong suốt thời gian tìm việc:

 

Đoạn văn 1: Trình bày cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai và tại sao bạn liên hệ với họ (thí dụ, bạn từng trông thấy một công việc được quảng cáo trên tờ SEEK hoặc một đồng nghiệp đề xuất bạn vào vị trí nào đó).

 

Đoạn văn 2: Đọc thông tin tuyển dụng hoặc mô tả công việc và đề cập cụ thể 3 kỹ năng và kinh nghiệm làm việc mà nhà tuyển dụng trông đợi. Quan trọng nhất, hãy thuyết phục nhà tuyển dụng vì sao các kỹ năng và kinh nghiệm của bạn là ứng viên sáng giá nhất cho vị trí đó.

 

Đoạn văn 3: Cống hiến. Hãy xác định 3 cách mà bạn có thể cống hiến, làm giàu cho doanh nghiệp thông qua hệ thống các kỹ năng, kinh nghiệm và cá tính độc đáo của bạn.

 

Đoạn văn 4: Bày tỏ bạn sẵn sàng cho một buổi phỏng vấn (hãy cụ thể về vấn đề khi nào buổi phỏng vấn sẽ diễn ra).

 

 

Phép lịch sự

 

Đây là điều tối thiểu, song lại là một trong những thứ quan trọng nhất – và dễ bị bỏ qua – các đó là các yếu tố của việc cần biết đâu là thứ nên viết vào một bức thư xin việc. Nhà tuyển dụng chỉ dành vài phút cuộc đời họ để đọc thư xin việc của bạn, và hy vọng họ sẽ đầu tư nhiều phút và nhiều tiếng đồng hồ hơn để đọc hồ sơ xin việc của bạn, phỏng vấn và tuyển dụng bạn. Hãy chắc chắn bạn cảm ơn họ vì đã dành thời gian và công sức cân nhắc.

 

6. Vậy đâu là thứ nên loại khỏi thư xin việc?

 

Ngôn từ văn hoa

Một bức thư xin việc không phải là cơ hội để triển khai những từ lóng và thi ca về quá trình bạn tìm kiếm vị trí việc làm phù hợp nhất. Ngôn từ của bạn cần phải chuyên nghiệp và súc tích.

 

 

Quá nhiều đại từ “Tôi”

Tránh lạm dụng từ “tôi”, cụ thể là ở đầu mỗi đoạn văn.

 

Bỏ cách kỹ năng hoặc kinh nghiệm

Đây không phải là lúc bạn khiến các khoảng trống nổi bật. Tuy nhiên, nếu có một yêu cầu bắt buộc mà bạn không hoàn thiện được, thì viết một thư xin việc chính là cơ hội hoàn hảo để bạn có thể chủ động trình bày về nó.  

 

Làm thế nào để cá nhân hoá thư xin việc?

Khi viết một thư xin việc, nên nhớ nó không nên giống với những lá thư khác – nó cần phải mang tính cá nhân và trau chuốt sao cho phù hợp với công việc và công ty mà bạn ứng tuyển.

 

Hãy chú ý đến tiểu tiết. Xem xét thật kỹ bài đăng tuyển dụng và chắc chắn các chi tiết đều được phản ánh lại chính xác trong hồ sơ xin việc của bạn. Thí dụ, nếu hồ sơ xin việc được gửi đến ‘Bà Stephanie Green, Trưởng phòng Nhân sự’, hãy chắc chắn tên và chức vụ của bà Stephanie nằm trên thư xin việc của bạn và được đánh vần chính xác. Nếu chức vụ mà bạn ứng tuyển là ‘Trợ lý Quản trị’, hãy chắc chắn bạn không viết vào thư là ‘Điều phối viên Quản trị’.

 

Đề cập các kỹ năng và kinh nghiệm có liên quan. Nếu bạn vừa tìm kiếm công việc xong, bạn sẽ biết chính xác loại kỹ năng và kinh nghiệm nào mà nhà tuyển dụng trông đợi. Thí dụ, nếu bài đăng tuyển dụng đề cập rằng họ đang tìm kiếm một nhà Quản lí Dự án, người “xuất sắc trong việc quan hệ với cổ đông”, bạn có thể viết; “Với tư cách là một nhà Quản lí Dự án với 8 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi được biết đến với khả năng ảnh hưởng và ngoại giao với các cổ đông chủ chốt nhằm chinh phục những mục tiêu của doanh nghiệp.”

 

Đề cập đến công ty. Trong quá trình tìm việc, bạn có thể từng tìm hiểu mục tiêu và giá trị mà ôcng ty hướng đến là gì. Hãy chắc chắn bạn có đề cập đến những mục tiêu và giá trị đó khi viết một thư xin việc, và trình bày chúng phản ánh trong mục tiêu và giá trị cá nhân của bạn như thế nào.

 

Thư xin việc: Lợi và Hại

Khi quyết định liệu nên hay không nên sử dụng một mẫu thư xin việc có sẵn, sau đây là một số mặt lợi và mặt hại mà bạn cần phải cân nhắc.

Mặt lợi:

  •       Các mẫu thư xin việc giúp bạn tiết kiệm thời gian, bởi sẽ có một cấu trúc chuẩn mực bạn có thể tuân theo. Bạn sẽ không phải dành thời gian nghĩ xem bạn nên đưa vào thông tin gì, bởi đã có các gợi ý sẵn.
  •       Các cấu trúc và mẫu thư xin việc viết sẵn cũng có thể đem lại cho bạn cảm hứng trong việc gửi gắm thông điệp then chốt của mình, và loại hình ngôn ngữ mà bạn cần phải sử dụng. Chúng cũng cung cấp cho bạn những lời khuyên về định dạng chuẩn mực, và những từ ngữ trang trọng bạn cần đưa vào.

Weighing the Pros and Cons of Cross-Trained Contact Center Agents

Mặt hại:

  •       Mục đích của thư xin việc đó là thuyết phục nhà tuyển dụng rằng hồ sơ độc đáo của bạn đáng đọc. Điều đó có nghĩa là thư xin việc của bạn cần phải độc đáo, cá tính và trau chuốt theo bạn. Nếu bạn sử dụng mẫu có sẵn hoặc một ví dụ viết sẵn, khả năng thư xin xin việc của bạn sẽ bị coi là đạo nhái, và bạn sẽ không thuyết phục như bạn cần phải.
  •       Nếu bạn sử dụng một mẫu thư xin việc tải xuống từ mạng, khả năng sẽ có ai khác cũng sử dụng cùng một mẫu đó. Sẽ rất khó để bạn có thể trở nên khác biệt nếu thư xin việc của bạn trông giống hệt với của ai đó.

Tác giả: Robert Half

Link bài gốc: How to write a cover letter

Dịch giả: Nguyễn Việt Phương - ToMo - Learn Something New

Xem thêm: Bỏ túi bí quyết chinh phục nhà tuyển dụng

Kỹ năng công việc

Bài Viết Khác